05.01.02.10 (Nordrhein-Westfalen) Durchführen von Sekretariats-/Assistenzaufgaben (Sekretärin 2)

EA

Teilaufgaben

Ausführliche Beschreibung

Informationsverarbeitung/ Erledigen von Schreibarbeiten

Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z.B. Erstellen von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen und Vorträge nach Stichworten) Schreiben von Berichten (auch in mindestens einer Fremdsprache) nach Vorlagen (z.B. Stichworten), fehlende Informationen einholen und ergänzen. Schriftgut unterschriftsreif vorlegen.

Planen und Überwachen von Terminen

Besuchstermine und Besprechungen mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen. Reisen und Besuchsprogramme im In- und Ausland organisieren und abrechnen. Vereinbaren und Verfolgen von internen Terminen.

Erteilen von Auskünften

Erfassen von Geschäftsvorgängen und Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen. Bearbeitung von Anfragen veranlassen.

Ausführen von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

An typischen Arbeitsaufgaben des Sachgebietes administrativ mitwirken und mit internen und externen Stellen zusammenarbeiten. Einfache Fachauskünfte erteilen. Anwendung der abteilungsüblichen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente. Für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte) Ablage einrichten, abzulegende Dokumente klassifizieren und ablegen. Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen.

Steuern des Postdurchlaufes

Eingangspost sichten, inhaltliche und zeitliche Prioritäten zur Bearbeitung festlegen. Vorabinformationen an die Betroffenen geben. Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandfertigmachen der Post, ggf. Einholen von Unterschriften.

BBG

		Stufe	Punkte
1.1.	Arbeitskenntnisse
1.2.	Fachkenntnisse Wegen Ausführung der Verwaltungsaufgaben unter Anwendung der aufgabenspezifischen Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente mindestens dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, z.B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, sowie wegen Einbeziehung in die Fachaufgaben des Sachgebietes zusätzliche Fachkenntnisse durch einschlägige Weiterbildungen, die einer einjährigen Fachausbildung entsprechen bzw. gleichwertig sind.	9	69
1.3.	Berufserfahrungen Für breitere Kenntnisse über die Betriebsabläufe im Unternehmen, des Zusammenwirkens unterschiedlicher Organisationseinheiten sowie über die Abwicklung von Geschäftsvorgängen des eigenen Bereiches bis zu drei Jahre ausreichend.	1	6
2.	Handlungs- und Entscheidungsspielraum Die Organisation der Sekretariats- und die Wahrnehmung der Assistenzaufgaben erfolgt nach bestimmten Organisationsprinzipien. In der Umsetzung besteht ein größerer Spielraum.	3	18
3.	Kooperation Die Planung von Terminen sowie die Organisation von Besuchsprogrammen und Reisen, das Erteilen von Auskünften im Rahmen der Geschäftsabläufe sowie die Wahrnehmung der Assistenzaufgaben erfordern regelmäßige Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmungen (= fremdbestimmte Kooperation nach Vorgaben).	4	15
4.	Mitarbeiterführung Keine Führung erforderlich.	1	0
	Punkte Gesamt		108